MODE OPÉRATOIRE
Composant Joomla « Notes de frais »
Version fonctionnelle de référence : 1.6.9 Circuits Structure et Formation - environnements RÉEL et TEST
Ce mode opératoire décrit l’utilisation du composant Notes de frais tel qu’il a été construit et testé jusqu’à la version 1.6.9. Il est organisé par fonctions et par étapes afin de servir de document de référence aux bénévoles, responsables, formateurs, trésorier et administrateurs.
Sommaire
1. Objet et principes du composant
1.1 Objet
Le composant permet de dématérialiser l’ensemble du circuit d’une note de frais : création, ajout des dépenses et justificatifs, certification, transmission, correction éventuelle, validation et transmission à la comptabilité.
1.2 Deux circuits métier
Deux circuits coexistent. Le circuit « Structure » concerne les dépenses engagées dans le cadre de l’activité d’un centre ou d’une structure. Le circuit « Formation » concerne les dépenses engagées à l’occasion d’une session de formation.
1.3 Numérotation
Le numéro est attribué selon la date de la note, sous la forme NDF-AAAA-MM-JJ-xxx. En environnement TEST, le préfixe TEST est utilisé. La suppression d’une note ne rend pas son numéro disponible : un numéro attribué n’est jamais réutilisé.
1.4 Environnements
Les environnements RÉEL et TEST séparent les données opérationnelles. Les structures et les affectations des utilisateurs aux structures restent communes aux deux environnements.
2. Détermination du circuit de note de frais
2.1 Responsable de centre
Un utilisateur dont la fiche Contact Joomla est rattachée à la catégorie 21 est reconnu comme responsable de centre. Le circuit Structure lui est alors accessible.
2.2 Formateur
Un utilisateur est reconnu comme formateur lorsqu’il est désigné comme formateur d’au moins une session de formation. Cette fonction ne dépend pas d’une seconde catégorie Contact Joomla.
2.3 Cumul des fonctions
Une même personne peut être responsable de centre et formateur avec un seul compte Joomla. Si les deux fonctions sont détectées, l’écran de création propose le choix entre « Activité d’une structure » et « Formation ».
2.4 Utilisateur sans fonction reconnue
Si l’utilisateur n’est ni responsable de centre ni formateur, le composant ne lui permet pas de créer une note de frais.
3. Création d’une note - Activité d’une structure
3.1 Accès à la création
L’utilisateur ouvre la commande de création d’une nouvelle note. Lorsque seul le circuit Structure lui est accessible, celui-ci est sélectionné automatiquement.
3.2 Choix de la structure
Les structures proposées proviennent des affectations de l’utilisateur. Lorsqu’une seule structure active lui est affectée, elle est sélectionnée automatiquement. Lorsqu’il en possède plusieurs, il choisit la structure concernée.
3.3 Date de la note
La date de la note est saisie par l’utilisateur. Elle peut être rétroactive mais ne peut jamais être postérieure à la date du jour.
3.4 Objet de la note
L’objet permet d’identifier le motif général des dépenses. Plusieurs notes peuvent être créées pour une même structure et une même période ; l’objet permet notamment au trésorier de distinguer leur finalité.
3.5 Indemnités kilométriques
Pour une dépense kilométrique, l’utilisateur renseigne le départ, l’arrivée et le nombre de kilomètres. Le montant est calculé automatiquement à partir du taux paramétré dans le composant, actuellement fixé à 0,40 €/km. Aucun justificatif n’est demandé pour une ligne IK.
3.6 Autres dépenses
Pour une dépense autre qu’une IK, l’utilisateur renseigne la date, la nature et le montant. Un justificatif doit être joint pour chaque ligne de dépense non kilométrique.
3.7 Règles de date
Les dépenses d’une note Structure doivent appartenir au même mois que la date de la note et ne peuvent pas être postérieures à celle-ci. Une dépense oubliée d’un mois antérieur nécessite donc la création d’une note rétroactive correspondant à ce mois.
3.8 Transmission
Lorsque toutes les dépenses sont saisies, l’utilisateur vérifie la note, son total et ses justificatifs. La transmission nécessite ensuite la certification électronique prévue au chapitre 6.
4. Note établie pour un autre bénévole
4.1 Choix du bénéficiaire
Le responsable peut choisir « Pour le compte d’un autre bénévole de ma structure ». Le bénéficiaire n’a pas besoin de disposer d’un compte Joomla.
4.2 Informations à renseigner
Le responsable renseigne le nom, le prénom, l’adresse, le code postal, la ville et l’adresse électronique du bénéficiaire. Ces informations sont conservées avec la note.
4.3 Préparation par le responsable
Le responsable crée la note, saisit les dépenses et joint les justificatifs. Lors de la transmission, il atteste que les dépenses ont été engagées avec son accord pour les besoins de la structure.
4.4 Attestation du bénéficiaire
Le bénéficiaire reçoit par courrier électronique un lien public temporaire. Ce lien lui permet de consulter le récapitulatif de la note et de fournir son attestation électronique sans compte Joomla.
4.5 Poursuite du circuit
Après l’attestation du bénéficiaire, la note rejoint le circuit de contrôle et de validation.
5. Création d’une note - Formation
5.1 Session de formation
Le circuit Formation repose sur des sessions créées dans l’administration. Une session comprend notamment un intitulé, une date de début, une date de fin, un lieu, un formateur et un statut.
5.2 Sélection de la session
Le formateur sélectionne la session concernée parmi les sessions qui lui sont affectées et qui sont disponibles pour la création d’une note.
5.3 Date automatique de la note
La date de la note est automatiquement fixée à la date de fin de la session. Elle n’est pas librement modifiable. Une note de formation ne peut pas être créée avant la fin de la session.
5.4 Période admise pour les dépenses
Une dépense peut être datée de n’importe quel jour compris entre le début et la fin de la session. Une formation peut ainsi chevaucher deux mois et rester regroupée dans une seule note datée du dernier jour de la session.
5.5 Natures de dépenses admises
Les dépenses admises sont les indemnités kilométriques, le péage, le parking, les repas, l’hébergement et les transports en commun. Les achats de fournitures et la catégorie générique « autre » ne sont pas admis dans ce circuit.
5.6 Justificatifs
Comme dans le circuit Structure, chaque dépense non kilométrique nécessite un justificatif. Les IK n’en nécessitent pas.
6. Certification électronique
6.1 Certification du demandeur
La transmission d’une note nécessite une case de certification sur l’honneur. Elle confirme que les dépenses figurant sur la note ont été engagées au profit de la structure indiquée et que le demandeur en sollicite le remboursement.
6.2 Éléments enregistrés
Le composant conserve l’identité du signataire, la date et l’heure, l’adresse IP ainsi qu’une empreinte SHA-256. Ces éléments constituent une preuve interne de la certification.
6.3 Portée de la certification
Cette certification électronique est destinée au circuit interne de l’association. Elle ne constitue pas une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS.
6.4 Correction d’une note
Lorsqu’une correction est demandée, la certification précédente est annulée. Après modification, le demandeur doit certifier à nouveau la note avant de la retransmettre.
7. Traitement par le trésorier
7.1 Réception
Une note certifiée et transmise apparaît dans l’administration à l’attention du trésorier. Une notification électronique accompagne le circuit prévu par le composant.
7.2 Contrôle
Le trésorier contrôle le bénéficiaire, la structure ou la formation concernée, la date et l’objet de la note, les lignes de dépenses, les montants et les justificatifs.
7.3 Demande de correction
Si une anomalie est constatée, le trésorier demande une correction. La note redevient modifiable par le demandeur, qui la corrige puis la certifie et la transmet à nouveau.
7.4 Validation
Lorsque la note est conforme, le trésorier la valide. Le statut de la note évolue alors vers « Validée ».
7.5 Transmission à la comptabilité
Le trésorier utilise ensuite la commande « Transmise à la comptabilité ». Le composant génère un dossier PDF regroupant la note et ses justificatifs, puis l’adresse par courrier électronique au trésorier.
7.6 Sécurisation de la transmission
Le statut « Transmise à la comptabilité » n’est enregistré qu’après la réussite de la génération du dossier PDF et de son envoi par courrier électronique.
8. Statuts d’une note
8.1 Brouillon
Note en cours de préparation.
8.2 En attente de l’attestation du bénévole
Note préparée pour un bénéficiaire externe ; son attestation est attendue.
8.3 Transmise au trésorier
Note certifiée et transmise pour contrôle.
8.4 Correction demandée
Le demandeur doit modifier puis retransmettre la note.
8.5 Validée
Le trésorier a validé la note.
8.6 Transmise à la comptabilité
Le dossier comptable a été généré et transmis.
9. Dossier PDF comptable
9.1 Composition
Le dossier comptable regroupe dans un seul PDF la page récapitulative de la note et les justificatifs associés.
9.2 Contenu de la première page
La première page reprend notamment l’identité et l’adresse du bénéficiaire, son e-mail, la structure ou les informations métier disponibles, le numéro et la date de la note, son objet, le détail des dépenses, les totaux et les éléments de certification.
9.3 Nom du fichier
Le fichier suit la convention : Fac-xxxx-AAAA-MM-JJ-NDF-Nom-Prénom-Objet-de-la-note.pdf. Le préfixe « Fac-xxxx » est destiné au traitement comptable ultérieur.
10. Administration des structures et affectations
10.1 Structures
L’administrateur crée et maintient les structures utilisées par le composant.
10.2 Affectations
Les utilisateurs sont affectés aux structures. Une affectation peut être créée, modifiée ou supprimée. Lorsqu’un utilisateur possède plusieurs affectations, elles déterminent les structures proposées lors de la création d’une note.
10.3 Fiche Contact Joomla
La fiche Contact Joomla liée au compte par user_id fournit notamment les informations d’identité et d’adresse. La catégorie Contact 21 est actuellement utilisée pour reconnaître la fonction de responsable de centre.
10.4 Données communes
Les structures et les affectations sont communes aux environnements RÉEL et TEST.
11. Administration des formations et stagiaires
11.1 Création d’une session
Une session de formation est définie par son nom, ses dates de début et de fin, son lieu, son formateur et son statut.
11.2 Identification des sessions
Lorsque plusieurs sessions portent le même nom, leurs dates permettent de les distinguer clairement dans les écrans d’affectation.
11.3 Gestion des stagiaires
Les stagiaires sont gérés indépendamment des comptes Joomla. Leur fiche contient le nom, le prénom, l’adresse, le code postal, la ville et l’e-mail.
11.4 Rattachement à une session
Un stagiaire peut être rattaché à une session de formation. Cette organisation prépare le circuit permettant au formateur d’établir une note pour le compte d’un stagiaire.
12. Environnement TEST
12.1 Identification du mode
Un bandeau MODE TEST permet d’identifier immédiatement l’environnement actif.
12.2 Courriers électroniques
En environnement TEST, les messages sont redirigés vers l’adresse de test configurée et leur objet comporte la mention [TEST].
12.3 Remise à zéro
La remise à zéro du mode TEST supprime uniquement les données et fichiers de cet environnement.
12.4 Copie RÉEL vers TEST
La fonction de copie permet de repartir d’un jeu de données proche de la production. Le changement de mode reste indépendant des opérations de copie ou de remise à zéro.
13. Initialisation de la production
13.1 Finalité
Cette fonction est destinée au passage définitif d’une phase de développement ou de test vers une production vierge.
13.2 Données supprimées et conservées
L’opération supprime les notes et fichiers de développement des environnements RÉEL et TEST et réinitialise les compteurs. Les structures, les affectations et les paramètres du composant sont conservés.
13.3 Confirmation
Une confirmation explicite « INITIALISER » est exigée. Cette opération doit être utilisée avec prudence.
14. Paramétrage et messagerie
14.1 En-tête
L’image d’en-tête de l’association utilisée dans l’application et les documents est configurable dans les Options du composant.
14.2 Taux kilométrique
Le taux IK est paramétrable. La valeur utilisée dans la version actuellement testée est de 0,40 €/km.
14.3 Messagerie
Les notifications utilisent la configuration de messagerie de Joomla. Le composant utilise cette configuration pour les transmissions au trésorier et aux bénéficiaires selon les différentes étapes du circuit.
15. Points restant à finaliser - Formation
15.1 Éléments déjà en place
Les sessions, le rôle de formateur, les stagiaires, les dates spécifiques aux formations et les catégories de dépenses autorisées sont déjà intégrés.
15.2 Circuit stagiaire
Le circuit complet permettant au formateur de préparer une note pour un stagiaire, avec les attestations adaptées, les notifications complètes et la transmission au trésorier, reste à finaliser.
15.3 Présentation comptable
La présentation du dossier PDF spécifiquement adaptée au circuit Formation reste également à finaliser. Le présent mode opératoire devra être actualisé lors de cette évolution.
16. Contrôles avant transmission
16.1 Identification
Vérifier que la bonne structure ou la bonne session de formation est sélectionnée et que le bénéficiaire est correctement identifié.
16.2 Dépenses
Vérifier les dates, les natures de dépenses, les kilomètres éventuels et les montants saisis.
16.3 Justificatifs
Vérifier qu’un justificatif est présent pour chaque dépense qui en nécessite un.
16.4 Transmission
Vérifier le total de la note avant certification et transmission. Après transmission, toute modification doit passer par le circuit de correction.